ZUGFeRD

Das neue einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD legt fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Der Fachhandwerker erhält eine PDF-Datei, die gewohnt betrachtet werden kann, aber auch mit dem maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teil zur automatischen Buchung und Archivierung im System sichtbar ist. Zudem ist sie als rechtsgültiges Dokument anerkannt.

Die Vorteile der digitalen Bereitstellung von Rechnungsdaten auf einen Blick

• Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt und das Klima.
• Keine langen Postlaufzeiten – Erhalt direkt nach Rechnungsstellung für hohe Planungssicherheit.
• Entfall von Druck- und Portokosten.
• Einscannen und Texterkennungsprozesse gehören der Vergangenheit an.
• Rechnungen können direkt elektronisch geprüft und verarbeitet werden.
• Rechnungsaufbewahrung nur noch in elektronischer Form erforderlich.
• Als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar.

Revisionssichere Archivierung

Zu den weiteren Stärken von ZUGFeRD zählt die revisionssichere Archivierung. Die PDF-Datei und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler sind ausgeschlossen, da kein Scan mehr nötig ist. Eine rein elektronische Archivierung wird möglich.

Zudem kann mit ZUGFeRD der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen weitgehend automatisiert werden. Manuelles Prüfen oder Scannen, etwa von Dokumenten, werden überflüssig, der Personalaufwand sinkt deutlich. Ressourcen, die für gewinnbringendere Prozesse und Tätigkeiten im Tagesablauf des Unternehmens frei werden.

Hier geht es direkt zum Dokument:

https://www.eugen-koenig.de/dcontent/public/elektronische-rechnung

So können Sie ZUGFeRD nutzen

Ab sofort bietet Ihnen die Eugen König GmbH die Möglichkeit ZUGFeRD zu nutzen. Für die Nutzung der Rechnungsübertragung nach dem ZUGFeRD Format bieten wir die Übertragung per FTP (File Transfer Protocol) oder wahlweise E-Mail an. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie keine Rechnungsstellung per Sammelrechnung nutzen. Das ZUGFeRD Protokoll sieht vor, dass für jeden Lieferschein eine Rechnung erzeugt wird.

Folgende Handwerkerprogramme bieten die Rechnungsverarbeitung per ZUGFeRD an:

• Labelwin
• KWP
• EasyTec
• Taifun Handwerk SHK
• uvm...

Für die Nutzung brauchen wir:

• Übertragungsverfahren: E-Mail oder FTP
• ZUGFeRD E-Mail (Rechnungsmails/Zugangsdaten)
• Ansprechpartner in Ihrem Betrieb (Kontaktinformationen)

Benötigen Sie Unterstützung bei der Anbindung? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular.